Менеджер не виноват: у школы нет общей памяти. Заявка лежит в директе, пробное в календаре, разговор с родителем в телефоне куратора.
Когда вечером заявки идут из директа и WhatsApp, а менеджер ведёт занятие, я хочу чтобы каждому ответили и записали на пробное, а после пробного кто-то вспомнил написать тем, кто замолчал, чтобы в понедельник мне не пришлось считать потерянных людей, а родителю можно было сказать: мы на связи.
Почему онлайн-школа теряет заявки и записавшихся на пробное?
Заявки теряются не из-за ленивых менеджеров, а из-за отсутствия общей памяти: обращение лежит в директе, пробное в календаре, разговор с родителем в телефоне куратора. Исследования из других стран показывают механизм: заявка быстро остывает, а часть записавшихся не делает ни одного шага. Для вашей школы это не прогноз, а повод замерить своё.
Заявка остывает
Как связано с вашей задачейСША, не школы, данные старые. Механизм тот же: заявка остывает.
Как связано с вашей задачейНе про школы. «Не ответили» чаще значит «утонуло в чате», а не «поленились».
Как связано с вашей задачейОбщая оценка, не про школы и не про CRM: порядок величины, не ваша цифра. Когда история заявки разбросана по чатам и таблицам, время уходит на поиск.
Записался и не пришёл
Как связано с вашей задачейТурция, открытые курсы, не платные школы. Причины в исследовании не названы, но механизм знаком: записался и пропал.
Как связано с вашей задачейБесплатные курсы без куратора, у платной школы цифра другая. Переносится одно: уходят рано.
Как связано с вашей задачейЗдравоохранение, обзор 2013 года, доказательства «низкая и умеренная». Переносится механизм: человек записался сам, забыл, а напоминание внутри записи помогает прийти.
Для вашей школы это не прогноз. Но многое узнаётся: заявка остывает, часть записавшихся не приходит на первое занятие. Не каждый такой человек отказался: многие потерялись между сообщениями, и вернуться к ним можно спокойно, в их же записи.
Что мешает школе перейти в CRM и что помогает решиться?
Мешают привычка и страх: «у нас GetCourse и таблица, справляемся» и опасение, что помощник скажет родителю лишнее про цену. Подталкивают потерянные заявки и выгорание кураторов. Помощник стоимость не называет и скидки не обещает, вопрос о деньгах уходит координатору, а GetCourse можно оставить для обучения и платежей.
Заявка ушла вниз списка, родитель записался в другую школу. Реклама оплачена, ответа не было. Кураторам «на связи нужно было быть постоянно — с 10 утра до 22 вечера» (Т—Ж, 2023), и они выгорают.
Обращение становится карточкой с источником, ответственным и историей. Не пришёл или замолчал после занятия: координатор видит это там же и возвращается к человеку.
«А если помощник скажет родителю лишнее про цену?» Стоимость он не называет и скидки не обещает: вопрос о деньгах уходит координатору со сводкой. Права ему выдаёт роль, а не текст промпта.
«У нас GetCourse и таблица, справляемся». GetCourse можно оставить для обучения и платежей, аитоматон отвечает за путь до оплаты.
Что происходит с заявкой онлайн-школы после первого сообщения?
Заявка из WhatsApp, Telegram или Instagram попадает в общие «Чаты» и становится карточкой на доске «Набор и обучение» с источником, ответственным и историей. Помощник отвечает про расписание и записывает на пробное, деньги и споры передаёт координатору. Напоминания идут внутри записи, а итог, оплата или отказ, остаётся в карточке.
Как проходит одно обращение
- ВходящееСообщение приходит в любое время
Вопрос из WhatsApp, Telegram или Instagram попадает в «Чаты». Помощник отвечает про расписание и записывает на пробное; деньги и споры уходят координатору.
- УчётКаждое касание записано
Карточка на доске «Набор и обучение»: источник, ответственный, этап, история. Руководитель видит этапы и источники без ручного сбора.
- Повторное касаниеВозврат к тому, кто уже обратился
Напоминания за сутки и за 2 часа идут внутри записи. Не пришёл: через час служебное «перенесём?» в том же диалоге. Пробное прошло, ученик молчит: координатору задача, через 3 дня вторая. Нет чата: звонит преподаватель или координатор.
- ИтогИтог остаётся в карточке
«Оплатил обучение» или «Отказ», история на месте. Через 4 недели после оплаты координатору приходит задача поговорить о продолжении.
Так это выглядит на доске: заявки по этапам, у каждой карточки источник и клиент.
Интерфейс онлайн-школы и учебного центра
Реальные экраны школы: воронка набора на курсы, расписание преподавателей, вечерний чат с учеником и аналитика доходимости.
Как ИИ-помощник записывает ученика на пробное занятие в чате?
Помощник отвечает в мессенджере в любое время: предлагает свободные слоты, записывает на пробное и обещает напоминания за сутки и за 2 часа до занятия. Как только разговор касается денег, скидок или жалоб, диалог со сводкой уходит координатору. Ниже условный пример вечернего диалога; расписание и условия задаёте вы.
- Клиент · 21:40Здравствуйте! Хочу записать ребёнка на пробный по английскому, можно в четверг после 17?
- ИИ-помощникЗдравствуйте! Есть 17:30 и 18:30. Какое время удобнее?
- Клиент17:30
- ИИ-помощникЗаписала на четверг, 17:30. Напомню за сутки и за 2 часа до занятия.
- КлиентА можно скидку, если возьмём сразу курс?
- Вопрос о деньгах: диалог передан координатору со сводкой
- СотрудникЗдравствуйте, это Дана, координатор. Расскажу про условия после пробного, уточню детали.
Низкая доходимость или слабая оплата после пробного?
Низкая доходимость до пробного и слабая оплата после него требуют разных решений. Первую закрывают быстрый ответ, запись и напоминания внутри записи, вторую задачи координатору после пробного. Подставьте в калькулятор свои заявки, доли и средний чек: он покажет, на каком шаге школа теряет больше денег и с чего начать.
Воронка: заявка → пробное → оплата
Как считаем: каждый потерянный человек оценивается по вашей же доле оплативших на следующем шаге и среднему чеку: потери до пробного = заявки × (1 − доля пробных) × доля оплат × чек; потери после пробного = заявки × доля пробных × (1 − доля оплат) × чек. Допущение: доли и чек вводите вы, школа не получает их из справочников, а потерянные люди дошли бы до оплаты с вашей обычной вероятностью. Это арифметика по вашим числам, а не обещание результата.
Если в первой строке «1», начните с записи и подтверждений. Если «2», с задач после пробного.
Что произошло с записями, видно на дашборде: сколько пришло, сколько нет.
Как цифры связаны с вашей задачей
- ЦифраВход · в 7 раз чаще дозвон при ответе за часЧто это значит для васЗа час отвечала лишь треть компаний США. В школе так же: менеджер на занятии, чат ушёл вниз.Что отвечает в аитоматонНовая заявка сразу ставит координатору задачу предложить время пробного; помощник записывает на пробное в диалоге.ЦенностьОтвет не зависит от того, кто сегодня на связи. Скорость в вашей школе замерьте сами.
- ЦифраВход · 23% без ответа вовсеЧто это значит для васЧаще это обращение, утонувшее в чате. Три канала и два телефона делают это обычным делом.Что отвечает в аитоматонWhatsApp, Telegram и Instagram в «Чатах»; пока канал не подключён, заявка ставит задачу человеку.ЦенностьОдно место, куда смотрит команда, вместо трёх приложений.
- ЦифраУчёт · 15–25% выручки цена плохих данныхЧто это значит для васОценка общая, не про школы. Но история в таблицах и чатах съедает время на пересказы.Что отвечает в аитоматонКарточка: источник, ответственный, этап, история. Дашборды по этапам и источникам; готового показателя «конверсия пробных» нет, его собирают в аналитике.ЦенностьКартина без ручного сбора, доли на ваших числах.
- ЦифраПовторное касание · 30,3% не сделали ни шагаЧто это значит для васЗаписался и не пришёл: самый обидный потерянный человек. Причины не названы, отказавшимся его считать рано.Что отвечает в аитоматонНапоминания за сутки и за 2 часа внутри записи, служебное сообщение через час при неявке, перенос при отмене.ЦенностьМеньше записавшихся, о которых просто забыли. Звонок и разговор за человеком.
- ЦифраПовторное касание · 12,6% дошли до концаЧто это значит для васУходят рано. В школе это первые дни после пробного, когда рядом никого нет.Что отвечает в аитоматонЧерез 2 часа после занятия «как прошло»; задача при «Пробное проведено» и вторая через 3 дня без движения.ЦенностьПосле пробного никто не остаётся без внимания, а решает человек.
- ЦифраПовторное касание · 67,8% → 78,6% пришлиЧто это значит для васЗдравоохранение, но механизм общий: человек записался сам и забыл.Что отвечает в аитоматонНапоминания за сутки и за 2 часа; если у ученика нет чата, звонит преподаватель или координатор.ЦенностьПерсонализированное напоминание о визите или уроке повышает доходимость учеников до занятий.
Что входит в пресет «Онлайн-школа»?
Пресет «Онлайн-школа» создаёт доску «Набор и обучение» с пятью этапами от новой заявки до оплаты или отказа, восемь источников заявок, запись на пробное, индивидуальный урок и группу на 8 мест, а также 11 автоматизаций «когда, тогда». Каждую автоматизацию можно открыть и поправить под свою школу.
Доска «Набор и обучение»
Пять этапов от «Новая заявка» до «Оплатил обучение» или «Отказ», восемь источников заявок, запись на пробное, индивидуальный урок и группу на 8 мест.
11 сценариев «когда, тогда»
От заявки до задачи на продление. Каждый можно открыть и поправить.
Расписание пробных и групп в одном календаре, у каждой записи свой статус.
Чем Aitomaton отличается от GetCourse, amoCRM и школьных CRM?
Aitomaton закрывает главный коммерческий контур школы — от первого входящего сообщения в директ до успешной оплаты и продления обучения:
| Система | Архитектурная роль | Ключевая ценность |
|---|---|---|
| GetCourse / LMS | Образовательная среда | Выдача уроков, проверка домашних заданий, проведение вебинаров |
| amoCRM / Битрикс24 | Общие воронки продаж | Универсальные воронки (требуют сложной настройки под обучение и внешних ботов) |
| Учетные системы (Альфа CRM, Мой Класс, Umai CRM) | Учет групп и расписания | Расписание академических групп, списание занятий по абонементам |
| Aitomaton | Интеллектуальный фронт-офис школы | Мгновенный захват лидов в WhatsApp и Instagram 24/7, AI-квалификация, бронирование пробных, контроль доходимости и удержание учеников |
Про общий входящий поток: единый инбокс для мессенджеров.
Что ИИ-помощник онлайн-школы не делает?
Помощник берёт типовые вопросы и запись, а деньги и отношения оставляет людям. Он не называет итоговую стоимость, не обещает скидки и возвраты, не просит пароли и данные карт, не видит суммы сделок и не закрывает их. Если спросить прямо, помощник не выдаёт себя за человека.
- Двигает заявку только вперёд и не отменяет записи.
- Похожие правила для клиник с более строгой границей: CRM для клиники.
- Тон тёплый и короткий, без давления и «последних мест».
Как запустить CRM для онлайн-школы?
Запуск занимает пять шагов: выбрать пресет «Онлайн-школа» на демо или в трёх бесплатных днях, подключить WhatsApp, Telegram и Instagram, заменить услуги и расписание на свои, поправить тексты напоминаний и пройти один тестовый путь от заявки до сообщения «как прошло». Пресет потом правится под вашу школу.
- Демо или три дня бесплатноВыберите пресет «Онлайн-школа».
- Подключите каналыWhatsApp, Telegram, Instagram. Подробнее про ИИ-агента для чатов.
- Замените услуги и расписание на своиНаправления, длительность, группы; про расписание отдельно: онлайн-запись.
- Проверьте текстыПоправьте напоминания и сообщения под ваш тон.
- Пройдите один тестовый путьЗаявка, пробное, напоминание, «как прошло». Задачи команды собраны в трекере задач CRM.