El elevador está libre, el mecánico espera y el cliente se fue con el de al lado
El asesor está solo y en hora punta trabaja bajo el capó. Un profesional del taller lo dice claro: «Aquí no tienes una silla de peluquería, tienes un mecánico, equipos y un puesto». El cliente no vino, pero el puesto y el mecánico estaban reservados para él. Otro llamó, no esperó y siguió su camino.
Когда el asesor está ocupado con un coche y en WhatsApp y el teléfono se acumulan las solicitudes, я хочу que a cada uno le respondan al momento y lo agenden en un horario y un puesto concretos, чтобы no se pierda ningún contacto, el puesto no quede vacío y de cada cliente quede un rastro: de dónde vino, qué tiene agendado y si vino o no.
El contacto se convierte en cita, y al cliente se le espera a una hora concreta.
El mercado en cifras: el cliente tiene dónde ir
Las cifras de la Oficina Nacional de Estadística describen el mercado, no tu carga de trabajo.
Flujo entrante. Cuánta competencia hay y cuándo llega el pico.
Как связано с вашей задачейEs todo el país; en Almaty hay 1 262 estaciones. Si no respondes a tiempo, el cliente tiene dónde ir.
Как связано с вашей задачейEs el plazo límite del cambio de neumáticos, no el día del pico. Otra legislación estatal puede fijar otro plazo; en el código administrativo no encontramos otro.
Retorno. Quién vuelve y qué ayuda a llegar a la cita.
Как связано с вашей задачейEs el parque del país, no tu base. Los coches viejos necesitan mantenimiento y suspensión: son visitas repetidas de quienes ya han estado contigo.
Как связано с вашей задачейSon citas médicas y una revisión de 2013, pero el mecanismo es el mismo: la persona se olvidó de la cita. El recordatorio no promete el mismo efecto en un taller.
Registro. Cómo lleva los clientes la pequeña empresa.
Как связано с вашей задачейEs la UE, no Kazajistán, y empresas desde 10 empleados. Muestra que en las pequeñas el historial de clientes vive más en un cuaderno y en los mensajeros que en un sistema.
Esto es el mercado. Y en tu puesto: ¿cuántos contactos se quedaron ayer sin respuesta hasta la tarde?
Lo que no encontramos: datos abiertos sobre la velocidad de respuesta de los talleres de Kazajistán ni sobre la proporción de citas que llegan por mensajería. No tomamos cifras de vendedor. Tu propia proporción de pérdidas la introduces en la calculadora.
Как цифры связаны с вашей задачей
- ЦифраFlujo entrante: 8 881 estacionesЧто это значит для васSi no respondes a tiempo, el cliente se va a otro.Что отвечает в аитоматонEl agente responde en WhatsApp y Telegram al momento, incluso por la tarde, y agenda en un horario libre.ЦенностьPor la mañana se ve una agenda lista.
- ЦифраFlujo entrante: dic-febЧто это значит для васEl plazo del cambio de neumáticos es externo y los clientes llegan en la misma franja.Что отвечает в аитоматонPuestos como gabinetes, bloqueos de tiempo y cita solo en horarios libres.ЦенностьLa cola se convierte en agenda.
- ЦифраRetorno: 41,5% supera los 20 añosЧто это значит для васLos coches viejos necesitan mantenimiento y suspensión.Что отвечает в аитоматонA los seis meses sin nueva solicitud aparece un recordatorio de mantenimiento en el historial del cliente.ЦенностьEl recordatorio va en su conversación, no en un envío masivo.
- ЦифраRetorno: RR 1,14Что это значит для васEl recordatorio dentro de la cita ayuda a llegar (datos de medicina).Что отвечает в аитоматонRecordatorio la víspera y dos horas antes, y un mensaje una hora después de la ausencia.ЦенностьUna cita olvidada se puede reprogramar.
- ЦифраRegistro: 25% de las pequeñas empresasЧто это значит для васEl historial de clientes vive a menudo en un cuaderno y en los mensajeros.Что отвечает в аитоматонEl contacto tiene origen, responsable, conversación, etapa y resultado de la cita.ЦенностьEl dueño ve dónde se atascan las solicitudes.
Как проходит одно обращение
- ВходящееEscriben mientras el asesor está bajo el coche
WhatsApp, Telegram, una solicitud de la web o de los mapas. El agente pregunta marca, modelo y servicio, y propone horarios. Las llamadas de voz la plataforma aún no las recibe.
- УчётCada contacto en la ficha
Origen, conversación, responsable, etapa del embudo (8 etapas) y estado de la cita.
- Повторное касаниеContacto de servicio en el historial del cliente
Confirmación, mensaje amable tras la ausencia, «¿qué tal fue?» después de la entrega y, a los seis meses, recordatorio de mantenimiento. Solo a quien ya tenía cita.
- ИтогEl dueño ve el resultado
La cita se celebró, se canceló o hubo ausencia; el coche se entregó o hubo rechazo. «Embudo» y «Citas» muestran dónde se atascan las solicitudes.
En hora punta el asesor está bajo el capó, los chats esperan y al cliente no le gusta esperar al teléfono. Reservó y no vino: el puesto quedó libre y el mecánico sin trabajo.
Respuesta al momento en el mensajero, cita en un horario real teniendo en cuenta el puesto y el mecánico, recordatorio dentro de la cita.
«¿Y si el agente da un precio o un diagnóstico?» No lo hará: eso lo resuelve el asesor. Primero, modo en blanco: el agente prepara respuestas y tú las revisas.
El cuaderno, la libreta y el WhatsApp del asesor ya funcionan, y las órdenes de trabajo y el inventario viven en otro programa. Déjalos ahí: Aitomaton hace falta en la entrada.
¿Cuántas citas se pierden mientras el asesor está bajo el capó?
Abre el registro de la semana pasada y pon tus propios números. La proporción de solicitudes perdidas y de las que acaban en cita la sacas de ahí: son tus datos, no la media del mercado.
Carga de puestos y pérdidas por citas no atendidas
Как считаем: carga = citas al día × duración ÷ (puestos × horas); pérdidas = contactos × proporción de perdidos × proporción que acabaría en cita × ticket × días. Допущение: los contactos perdidos no vuelven y hay huecos libres en los puestos (si los puestos ya están a tope, las pérdidas por citas no se pueden calcular). Это арифметика по вашим числам, а не обещание результата.
¿Puestos a rebosar? Entonces las pérdidas no son puestos vacíos, sino clientes a los que no se llegó a proponer otra hora. ¿Carga más baja? Hay capacidad para nuevas citas.
Cómo agenda el agente a un cliente a las 21:40
El cliente escribe por la tarde, cuando el asesor está ocupado o se ha ido. El agente agenda en un horario libre, la solicitud avanza por el embudo hasta la entrega y el diagnóstico y el precio los da una persona.
- Клиент · 21:40Buenas tardes, ¿puedo mañana para un cambio de aceite? Camry 2012
- ИИ-помощник¡Hola! Mañana hay libre a las 10:00 y a las 14:30. ¿Qué hora te viene mejor?
- Клиент14:30. Y además hay un golpeteo delante, ¿cuánto costaría?
- ИИ-помощникTe he agendado a las 14:30. Lo del golpeteo lo apunto como síntoma para el asesor: el precio y el diagnóstico los dará tras la revisión.
- Pregunta sobre el coste y el estado del coche → trasladada al asesor de servicio con un resumen
- СотрудникHola, soy el asesor. Mañana revisamos la suspensión antes del cambio de aceite y acordamos los trabajos contigo.
- SolicitudEl agente «Asesor online» pregunta marca, modelo, año, síntomas tal como los cuenta el cliente y hora. No da diagnósticos.
- CitaLa plataforma calcula los huecos según la agenda, la ocupación del mecánico y el puesto. El agente agenda o reprograma la visita.
- Antes de la visitaConfirmación, recordatorio la víspera y dos horas antes. Sin chat: al responsable o al personal administrativo le llega una petición de llamada.
- Entrega y despuésEn la etapa «Listo para entrega» se envía un mensaje al cliente; si el coche lleva dos días listo, se crea una tarea de contacto para el responsable. Tres horas después de la entrega se pregunta qué tal fue y se pide una reseña.
El rol del agente está acotado: crea y reprograma citas, pone tareas y mueve el negocio, pero no cancela citas ni ve los importes.
Pico de temporada: el plazo lo marca la norma, el día lo marca la nieve
«Tenía cita en el taller de neumáticos a las 16:00. Ya son las 19:14. Mi número es el 72», escribía un cliente en Almaty en noviembre de 2025, cuando las colas en los talleres de neumáticos crecieron con la primera nieve. Faltaba mucho para diciembre.
La ley solo fija el plazo límite. El reglamento técnico TR TS 018/2011, que se aplica en Kazajistán (texto en Әділет), dice en el apdo. 5.5 del anexo 8: «En el periodo invernal (diciembre, enero, febrero) se prohíbe el uso de vehículos de las categorías M1 y N1 que no estén equipados con neumáticos de invierno». Los neumáticos con clavos están prohibidos en verano, en junio-agosto. La responsabilidad está recogida en el art. 590 del Código de Infracciones Administrativas de Kazajistán (apdo. 5). La norma da el plazo, el tiempo elige el día y la magnitud del pico solo la mostrará tu registro del otoño pasado.
En el pico el agente responde y agenda mientras el asesor está bajo el capó. Se acaban los huecos: el dueño pone un bloqueo y el agente no ofrece horas ocupadas.
Qué ya está configurado en el preset «Taller»
El preset da un esquema de trabajo: solo queda poner tus servicios, puestos, agenda y textos.
Reparación y mantenimiento
Ocho etapas: de la solicitud a la entrega o el rechazo.
Servicios y puestos
Diagnóstico, mantenimiento, aceite, neumáticos, suspensión. Duración y margen editables.
Catorce guiones
Tareas en las etapas, recordatorios, cancelaciones, ausencias y reseñas.
Roles
Asesor de servicio, mecánico, diagnosticador, personal administrativo.
De dónde llegan las solicitudes
Llamada, web, WhatsApp, Telegram, publicidad, mapas, «de la calle».
Qué ve el dueño
Embudo, tareas, importes de negocios y citas.
Taller de neumáticos: cambia la duración de los servicios y añade puestos. ¿Sin espera de piezas? Quita la etapa «Esperando piezas».
Puestos y boxes en la agenda
Un puesto se define como «gabinete» (recurso) del módulo de citas. Si lo vinculas a un servicio, la plataforma no pondrá dos coches en un mismo puesto a la misma hora. Tampoco agenda a un mecánico ocupado.
Los puestos no se crean en el preset: su número y sus nombres solo los conoces tú. Hay bloqueos de tiempo (descanso, reparación del elevador) y agendas con excepciones por fecha.
En qué se diferencia de un software de taller o de una CRM de concesionario
Los programas de agenda generales llevan bien el calendario, pero la solicitud del mensajero la resuelve el asesor a mano. Los sistemas específicos de taller son fuertes en órdenes de trabajo e inventario. Aitomaton se sitúa en la entrada y el retorno del cliente.
| Agenda de propósito general | CRM de taller con órdenes de trabajo | Aitomaton | |
|---|---|---|---|
| Cita con formulario en la web | Sí | A menudo sí | Aún no, previsto |
| Cita en la conversación de WhatsApp | Normalmente manual | Depende de la integración | El agente agenda según la agenda |
| Orden de trabajo, inventario de piezas | No o parcial | Función principal | No |
| Embudo de la solicitud hasta la entrega | No | Estados del pedido | Sí, 8 etapas |
| Contactos de servicio en la cita y el historial | Recordatorios de visita | Depende del sistema | Sí, por el canal |
| Paso a una persona | No aplica | No aplica | Integrado en el agente |
¿Necesitas sobre todo órdenes de trabajo e inventario? Elige un sistema especializado y añade Aitomaton para los chats y las citas.
Puesta en marcha en cinco pasos
- Conecta WhatsApp (mediante Meta Cloud API) y, si quieres, Telegram. Sin canal, los mensajes no salen: el sistema crea tareas para el equipo.
- Aplica el preset «Taller» y ajusta el embudo.
- Da de alta servicios, mecánicos, puestos y agendas.
- Activa el agente en modo en blanco: prepara respuestas y tú las revisas. Después, pásalo a modo de trabajo.
- A la semana, abre «Embudo» y «Citas» y comprueba dónde se atascan las solicitudes.
Puedes probarlo gratis tres días; la configuración la hacemos contigo si quieres.
Límites y seguridad
El asesor de servicio ve solicitudes, citas y chats. El mecánico ve tareas y citas, pero no los importes de los negocios ni el correo del cliente. El dueño lo ve todo.
El agente no pide contraseñas, códigos de SMS ni datos de tarjetas. Si un cliente está molesto o pide una persona: la conversación pasa al asesor de servicio con un resumen.
Más sobre los mecanismos: cita online, chat común para todos los canales, agente de IA en el chat, CRM con tareas. Hay un camino parecido en el caso de un concesionario en el caso Avtodom.